Gestion des avances sur frais

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Facilitez la gestion des avances sur frais, regroupez toutes les demandes et traitez les au compte goute afin de pas être surchargée.

Le processus gestion des avances sur frais 
Ce processus débute lorsque vos collaborateurs internes effectuent une demande d'avance sur frais via un formulaire public intégrable à votre intranet. 

Etape 1 : Demandes à traiter

Toutes les demandes effectuées par vos collaborateurs seront stockées à cette étape. Lorsque vous passerez la demande à l'étape suivante, votre collaborateur recevra un email pour lui dire que ca demande est en cours de traitement.

Etape 2 : Traitement en cours

Analysez la demande effectuée par votre collaborateur. 

  • Si vous acceptez sa demande, il recevra la confirmation par mail ainsi qu'un formulaire qu'il devra remplir afin de vous envoyer ses notes de frais
  • Si vous refusez sa demande, il recevra un mail qui l'informera de votre décision. 

Etape 3 : Demandes acceptées 

A cette étape seront stockées toutes les demandes d'avance acceptées, en attente de note de frais et justificatifs.

Etape 4 : Reception des notes de frais

A cette étape vous pourrez consulter les notes de frais que vos collaborateurs on effectuées en remplissant le formulaire externe, vous pourrez ici accepter ou refuser ces notes de frais. 

  • Si vous acceptez sa demande, il recevra la confirmation par mail.
  • Si vous refusez sa demande, il recevra un mail qui l'informera de votre décision.

Etape 5 : note de frais en cours de traitement 

Vous pourrez ici comparer l'avance effectuée avec les notes de frais et justificatifs déposés par vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi décider d'effectuer un remboursement des frais ou au contraire demander le remboursement des sommes supplémentaires versées. 



Pourquoi utiliser ce process ?

  • Superviser l'intégralité des demandes d'avances sur frais de vos collaborateurs ;
  • Garder une trace de tous les éléments ;
  • Envoyer automatiquement des mails prédéfinis ainsi que des formulaires.

    Gagnez 31 minutes par projet

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